اگهی استخدام امروز از استخدام کارمند و منشی در تهران + شرایط احراز مسئول دفتر و منشی

شرح وظایف مسئول دفتر ،مسئول دفتر شخصی است که مسئولیت هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیر مافوق خود را با مشتریان داخلی و بیرونی شرکت و پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع را بر عهده دارد.

منظور از مشتریان داخلی، واحدهای یا بخش‌های مختلف سازمانی است که مدیر شما با آن‌ها در ارتباط است و منظور از مشتریان بیرونی ، سازمان‌ها یا مشتریانی که مدیر شما با آن‌ها در ارتباط است نظیر مشتریان ، پیمانکاران، ارگان‌های دولتی مرتبط و….

وظایف مسئول دفتر

مسئول دفتر نقش کلیدی در موفقیت مدیر در دستیابی به اهداف سازمانی دارد

تصور اشتباهی است که وظایف مسئول دفتر را فقط پاسخ گوی تلفن بدانیم این دیدگاه اشتباه باعث می‌شود که مسئول دفتر نقش مؤثری در سازمان ایفاء نکند.

مزایای به‌کارگیری مسئول دفتر حرفه‌ای :

• تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیر با پیگیری مؤثر اهداف مشخص‌شده توسط مدیر یا سازمان
• بهبود ارتباط واحد در ارتباط با سایر واحدها
• بهبود ارتباطات در برقراری ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرونی

تعیین وظایف مسئول دفتر قبل از شروع کار وی در هر شرکتی منجر به ایفای نقش مؤثر وی در موفقیت شرکت خواهد شد.

روش‌های به‌کارگیری مسئول دفتر در شرکت‌ها:

• مسئول دفتر واحد سازمانی

شرکت‌های بزرگ به‌منظور تحقق اهداف مرتبط با واحد خود در هر واحد یک مسئول دفتر را جذب می‌نمایند در این حالت مسئول دفتر تحت نظارت مدیر یا معاونت واحد / بخش سازمانی فعالیت می‌نماید مانند مسئول دفتر معاونت مالی اداری ، مسئول دفتر حسابداری

• مسئول دفتر مدیریت ارشد

مسئول دفتر تحت نظارت مدیریت ارشد (مدیرعامل ، هیئت‌مدیره و …) فعالیت می‌نماید.

شرایط احراز شغل

تحصیلات : حداقل کارشناسی رشته‌های علوم پایه
سابقه کار: حداقل ۲ سال

مهارت‌های موردنیاز :

مهارت‌های عمومی

• پیگیری
• روابط عمومی بالا
• اعتمادبه‌نفس بالا
• مسئولیت‌پذیری
• مدیریت استرس
• خلاقیت
• مدیریت زمان
• تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

مهارت‌های تخصصی

• تسلط بر نرم‌افزارهای Office
• آشنایی با زبان انگلیسی
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
• توانایی گزارش دهی

مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل :

• روابط عمومی عالی
• خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
• حافظه خوب و حضور ذهن
• صبر و تحمل بالا
• رازداری در فعالیت‌های اداری
• رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
• متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت

شرح وظایف منشی ، برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های مسئول مافوق  ،پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری ، مکاتبات اداری ،ثبت و نگهداری اسناد و مدارک دفتر و کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های  اداری  است  .

وظایف منشی

منشی می‌تواند در زمینه‌های مختلفی ( نظیر منشی شرکت ، منشی دفتر، منشی مطلب ، منشی املاک، منشی رستوران و … ) فعالیت نمایید برای همین جهت موفقیت در شغل خود باید علاوه بر مهارت‌های عمومی منشی‌گری ، به مهارت‌های تخصصی در زمینهٔ کاری  که تمایل به فعالیت در آن دارد نیز تسلط داشته باشد . به‌عنوان‌مثال :

• منشی مطلب باید بر موضوعات تعیین وقت و برنامه‌ریزی جهت درمان بیماران به‌صورت تلفنی و حضوری تسلط داشته باشد
• منشی شرکت باید به مسائل اداری مرتبط با شرکت تا حدی آشنا باشد.
• منشی املاک باید به محیط منطقه‌ای که می‌خواهد فعالیت نماید و اصطلاحات مرتبط با زمین و ساختمان آشنا باشد.

شرایط احراز شغل منشی

• تحصیلات : حداقل دیپلم
• سابقه کار: حداقل ۵ ماه سابقه

شرایط احراز با توجه به نظر مدیریت ارشد سازمان مشخص می‌شود مثلاً منشی یک دفتر فنی و مهندسی  ممکن است با توجه به نظر مدیریت با تحصیلات حداقل کارشناسی باشد.

مهارت‌های منشی

مهارت‌های عمومی

• پیگیری
• روابط عمومی خوب
• مسئولیت‌پذیری
• مدیریت استرس
• تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

مهارت‌های تخصصی

• تسلط بر نرم‌افزارهای Office
• اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
• توانایی انجام فعالیت‌های اداری
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی

مهم‌ترین ویژگی‌های فردی منشی :

• حافظه خوب و حضور ذهن
• صبر و تحمل
• خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
• رازداری در فعالیت‌های اداری
• رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
• متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
• انعطاف‌پذیر
• روابط عمومی خوب
•  پیگیری دستورات مسئول مافوق
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
• آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی

لیست ۲۰ فرم عمومی کاربردی که هر منشی جهت انجام دقیق فعالیت‌های خود به آن نیاز دارد از طریق لینک زیر قابل‌مشاهده است.

شرح وظایف منشی

مهم‌ترین مسئولیت‌ های منشی در زیر آمده است:

• درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
• رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان  ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس  به مسئول مافوق
• دریافت فاکس و ارجاع  آن به مسئولین مربوطه.
•  ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات  و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
• آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
• ثبت  و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
• آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت  تائید.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره  و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
• ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
• کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
• کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
• نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی  نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
• پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری .
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
• تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
• هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
• هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
• تنخواه‌گردانی  بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
• پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
• دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
• اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
• تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
• جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
• هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
• محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
• رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
• رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
• و …

سایر نکات:

• در برخی از سازمان‌های بزرگ که دبیرخانه وجود دارد شماره‌گذاری نامه‌ها، ثبت نامه‌های وارده و صادر توسط دبیرخانه انجام می‌شود  و منشی تنها در تهیه نامه پیش نویس و اخذ تائیدیه از مسئول مافوق و پیگیری ارسال آن به مقصد گیرنده را بعمل می‌آورد.
• در برخی از سازمان‌ها علاوه بر وظایف فوق که در درون سازمان انجام می‌شود منشی ممکن است در زمان‌های مشخصی و بندرت برخی از فعالیت‌های اداری بیرون سازمان را نیز پیگیری نماید مثلاً مراجعه به بانک ، بیمه ، اداره پست و …. که این موارد در زمان عقد قرارداد با منشی به اطلاع منشی رسانده می‌شود.